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Les systèmes d’informations sur les ressources humaines fournissent aux gestionnaires des données,  une aide supplémentaire super importante en ce qui concerne les décisions courantes et répétitives en matière de ressources humaines. Plusieurs systèmes d’informations de niveau opérationnel recueillent et communiquent des données sur les ressources humaines. Ces systèmes comprennent des informations sur les postes et les employés de l’organisation ainsi que  sur la réglementation gouvernementale.

1. Systèmes d’information sur les employés

Le service des ressources humaines doit tenir à jour des renseignements sur chacun des employés de l’organisation pour pouvoir par la suite, prendre diverses décisions et pour la production des rapports. Une partie de ce système d’informations sur les employés est constituée d’un ensemble d’enregistrements de profils de ressources humaines. Un profil d’employé contient habituellement des renseignements personnels liés à l’organisation, comme le nom, l’adresse, le sexe, l’appartenance à une minorité, l’état matrimonial, la citoyenneté, les données sur les années de service ou l’ancienneté, les études et la formation, l’expérience antérieure, les antécédents professionnels dans l’organisation, le taux salarial, la catégorie salariale ou le salaire, les choix en matière de retraite et de santé. L’inventaire des employés peut également contenir des données sur les préférences des employés en matière de lieux géographiques et de quarts de travail. Un autre élément d’un système d’information sur les employés est l’inventaire des compétences des employés. L’inventaire des compétences contient des renseignements sur chaque employé, comme son expérience de travail, ses préférences professionnelles, ses résultats aux examens, ses intérêts et ses compétences ou aptitudes particulières.

2. Systèmes de contrôle de postes

Une fonction est généralement définie comme un groupe de postes identiques. Un poste, par contre, est constitué de tâches exécutées par un seul travailleur. Le but d’un système de contrôle des postes est d’identifier chaque poste de l’organisation, la fonction dans laquelle le poste est classifié et l’employé actuellement affecté au poste. La référence au système de contrôle des postes permet au gestionnaire des ressources humaines d’identifier les détails des postes à pourvoir.

3. Systèmes d’informations sur la sélection des candidats et le placement

Une fois que les emplois et les exigences de l’employé pour ces emplois ont été identifiés et qu’une quantité appropriée de candidats a été recrutée, les candidats doivent être présélectionnés, évalués, sélectionnés et placés dans les postes qui sont ouverts. Le but premier du système d’informations sur la sélection des candidats et le placement est d’aider le personnel des ressources humaines dans ces tâches.

4. Systèmes d’informations sur la gestion du rendement

Les systèmes d’informations sur la gestion du rendement comprennent des données sur l’évaluation du rendement et des données sur la productivité. Les données des systèmes d’informations sur la gestion du rendement sont souvent utilisées comme éléments de preuve dans les griefs des employés. Une documentation minutieuse du rendement des employés et de la façon dont le rendement a été mesuré et communiqué est essentielle à l’acceptation de l’information d’évaluation dans les audiences de griefs. L’information sur la gestion du rendement peut mener à un certain nombre de décisions qui vont au-delà de la simple décision opérationnelle de conserver, de promouvoir, de transférer ou de congédier un seul employé.

5. Systèmes d’informations sur les rapports gouvernementaux et la conformité

Les systèmes d’informations sur les rapports et la conformité du gouvernement fournissent l’information nécessaire au maintien de la conformité, aux règlements gouvernementaux, à l’amélioration de la productivité et à la réduction des coûts associés aux employés. En externalisant la paie vous vous affranchissez de toutes ces contraintes réglementaires.