La gestion administrative de la formation représente aujourd’hui l’un des principaux défis des responsables formation en entreprise. Entre le recueil des besoins, l’organisation des sessions, les inscriptions auprès des organismes, l’envoi des convocations, la gestion des annulations, le contrôle des factures et le reporting auprès du CSE, le temps consacré à ces tâches opérationnelles atteint des proportions considérables. Selon les études récentes du secteur, près de 70% du temps des équipes formation est absorbé par ces activités à faible valeur ajoutée, laissant peu de place à l’accompagnement pédagogique des collaborateurs et au pilotage stratégique des compétences. Cette situation devient d’autant plus critique que les entreprises doivent simultanément gérer de multiples canaux de formation : organismes externes, formations internes, académies d’entreprise, CFA et LMS. Comment transformer cette réalité pour libérer du temps et concentrer les efforts sur l’humain et la stratégie ?
L’automatisation et la digitalisation de la gestion formation ne constituent plus aujourd’hui une simple option, mais bien une nécessité stratégique. Les technologies matures permettent désormais d’envisager une transformation profonde des pratiques, avec des gains de productivité spectaculaires. La plateforme trainingsquare.com illustre parfaitement cette révolution en cours, en proposant une approche collaborative et transactionnelle qui repositionne le responsable formation au cœur de sa véritable mission : développer les compétences et accompagner la transformation de l’entreprise.
Optimiser l’organisation des sessions grâce à training square
L’organisation des sessions de formation représente traditionnellement un casse-tête logistique pour les équipes RH. Chaque session nécessite une coordination minutieuse entre de nombreux acteurs : participants, formateurs, organismes externes, services supports, managers. La multiplication des échanges par email, téléphone et documents papier génère une complexité opérationnelle qui ralentit considérablement les processus et multiplie les risques d’erreur. Dans ce contexte, la centralisation devient le premier levier d’optimisation.
La solution Training Square propose une approche radicalement différente en créant un écosystème numérique unique où toutes les parties prenantes interagissent directement. Les organismes de formation sont connectés à la plateforme, ce qui permet de visualiser en temps réel leurs disponibilités, leurs offres et leurs tarifs négociés. Cette interconnexion transforme fondamentalement la relation avec les prestataires : au lieu de consulter individuellement chaque organisme via son site web ou par téléphone, vous accédez instantanément à l’ensemble du catalogue depuis une interface unifiée. Cette centralisation représente à elle seule une économie de temps considérable, estimée entre 30 et 40% sur la phase de sourcing.
L’organisation des sessions internes bénéficie également d’une automatisation poussée. La création d’une session ne nécessite que quelques clics : sélection de l’offre de formation dans le catalogue, choix des dates, attribution d’un formateur interne, réservation automatique des salles disponibles selon les critères définis. Le système génère ensuite automatiquement tous les documents nécessaires : convocations personnalisées, feuilles d’émargement, supports logistiques. Cette fluidité transforme une tâche qui prenait traditionnellement plusieurs heures en une opération de quelques minutes.
La gestion des inscriptions représente un autre point de friction majeur dans les processus traditionnels. Avec Training Square, les inscriptions s’effectuent en ligne selon des workflows paramétrables et adaptés à votre organisation. Un collaborateur peut s’inscrire directement depuis son espace personnel, dépose une demande de formation, qui est ensuite routée automatiquement vers son manager puis vers la fonction RH selon des règles de validation prédéfinies. Les relances sont gérées par le système, ce qui évite les suivis manuels par email et limite les oublis. Vous gardez une visibilité en temps réel sur les listes d’attente, les confirmations, les reports et les annulations, sans avoir à maintenir de tableaux Excel parallèles. Résultat : la constitution des groupes, autrefois chronophage, devient un processus fluide, sécurisé et traçable de bout en bout.
Training Square facilite également la gestion des imprévus qui parasitent souvent l’organisation des sessions. En cas d’annulation d’un stagiaire ou de modification de planning, les participants concernés sont notifiés automatiquement et les listes sont mises à jour en temps réel. Les places libérées peuvent être réattribuées en quelques clics, en fonction des priorités et des listes d’attente. Cette agilité organisationnelle permet de maintenir un taux de remplissage optimal des formations et de limiter les sessions sous-utilisées, source de gaspillage budgétaire.
Enfin, la plateforme offre une vision consolidée de l’ensemble des sessions planifiées sur une période donnée. En un coup d’œil, vous visualisez les formations obligatoires, les parcours en cours, les sessions internes et externes, ainsi que les capacités restantes. Cette vue planning devient un véritable tableau de bord opérationnel pour piloter l’organisation de la formation. Vous pouvez ainsi arbitrer plus facilement entre les demandes, éviter les chevauchements de sessions critiques et aligner le calendrier formation avec les contraintes business.
Automatiser les tâches administratives liées aux formations
Au-delà de l’organisation des sessions, c’est toute la chaîne administrative de la formation qui peut être automatisée. Convention de formation, convocations, émargements, attestations, certificats de réalisation, factures : chaque document représente un risque de perte de temps lorsqu’il est géré manuellement. Multipliez ce volume par des centaines ou des milliers de formations par an, et vous obtenez une charge administrative qui étouffe la fonction formation. Comment reprendre le contrôle sans augmenter les effectifs ?
Training Square propose une gestion dématérialisée complète, depuis la demande de formation jusqu’au paiement des organismes. Les documents réglementaires sont générés automatiquement à partir de modèles personnalisables, intégrant vos mentions légales, vos logos et vos spécificités métiers. Les conventions sont envoyées directement aux organismes de formation, qui peuvent les signer électroniquement via la plateforme. Vous n’avez plus à jongler entre impressions, scans et classeurs physiques : tous les documents sont centralisés, horodatés et facilement retrouvables en cas de contrôle ou d’audit.
L’émargement digitalisé constitue un autre levier puissant de gain de temps. Pour les formations internes, les participants signent leur présence via un lien email ou un QR code, sans installation d’application. Les feuilles de présence sont automatiquement archivées dans le dossier de la session et rattachées au passeport formation du salarié. Cette automatisation élimine les relances pour récupérer des feuilles papier, réduit les risques d’erreur et fiabilise la traçabilité de la formation, notamment pour les formations obligatoires ou réglementées.
La gestion des factures, souvent vécue comme un « tunnel » administratif, est elle aussi largement simplifiée. Les organismes de formation déposent leurs factures sur la plateforme, où elles sont automatiquement rapprochées des sessions réalisées et des conventions signées. Les contrôles (présence des pièces justificatives, conformité des montants, respect des conditions négociées) sont facilités par des règles métier prédéfinies. Selon les options choisies, vous pouvez même bénéficier d’une facture mensuelle unique par entité juridique, ce qui réduit drastiquement le nombre de factures à traiter côté comptabilité.
Cette automatisation des tâches administratives se traduit concrètement par des économies de temps mesurables : moins de saisies manuelles, moins de relances, moins de ressaisies d’informations déjà existantes dans le système. À l’image d’une chaîne de production optimisée, chaque étape du processus formation est orchestrée par la plateforme, avec des workflows clairs et des contrôles automatiques. Les équipes formation peuvent ainsi se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée : conseil aux managers, conception de parcours, analyse des besoins, animation de la politique compétences.
Accélérer la planification des parcours pour chaque collaborateur
La transformation des métiers et l’accélération des compétences obligent les entreprises à passer d’une logique de catalogue à une logique de parcours individualisés. Or, construire, adapter et suivre ces parcours pour chaque collaborateur peut rapidement devenir un casse-tête sans outils adaptés. Comment garantir que chacun dispose du bon niveau de compétences au bon moment, sans saturer les équipes RH ?
Training Square permet de structurer des parcours de formation cohérents, alignés sur votre stratégie de compétences et vos démarches de GPEC. À partir des besoins identifiés lors des entretiens annuels ou professionnels, vous rattachez chaque collaborateur à un ou plusieurs parcours types (prise de poste, montée en compétences, reconversion, développement du leadership, etc.). Ces parcours peuvent combiner des formations internes, externes, digitales et présentielles, avec des prérequis, des séquences et des jalons de validation. La planification ne se fait plus à la main, mais à partir de modèles réutilisables et adaptables.
Les managers disposent, de leur côté, d’un portail dédié pour suivre l’avancement des parcours de leurs équipes. Ils visualisent les formations réalisées, celles à venir, les obligations réglementaires à respecter et les recyclages de compétences à programmer. Cette visibilité partagée favorise un véritable management collaboratif de la formation : vous n’êtes plus seul, en tant que responsable formation, à porter la responsabilité de la planification. Les décisions se prennent au plus près du terrain, avec un cadre clair et des outils simples.
Pour les collaborateurs, l’expérience est également transformée. Depuis leur espace personnel, ils accèdent à leur historique de formation, à leur passeport formation et aux parcours qui leur sont recommandés. Ils peuvent formuler des demandes alignées sur ces parcours, plutôt que de « piocher » dans un catalogue sans vision globale. Cette approche renforce leur engagement, car ils perçoivent mieux le lien entre les formations suivies et leur évolution professionnelle. Au final, la planification des parcours gagne en cohérence, en transparence et en rapidité.
Un autre atout majeur réside dans la gestion automatisée des recyclages de compétences et des formations obligatoires. Grâce à Training Square, vous paramétrez des alertes et des rappels à échéance pour les habilitations, certifications ou formations sécurité à renouveler. Le système anticipe les dates de fin de validité et propose automatiquement des sessions de recyclage adaptées. Vous évitez ainsi les ruptures de compétences critiques et les risques de non-conformité, tout en réduisant le temps passé à vérifier manuellement chaque dossier.
En combinant ces fonctionnalités, la plateforme agit comme un véritable « GPS » des parcours de formation. Elle guide les collaborateurs, les managers et les équipes RH dans un environnement où les compétences évoluent en permanence. Plutôt que de reconstruire chaque année un plan de développement des compétences à partir de zéro, vous vous appuyez sur une architecture de parcours durable, ajustable et pilotée par la donnée. C’est cette structuration qui rend possible, en pratique, le gain de 80% de temps sur la gestion de la formation.
Centraliser les données formation dans une interface unifiée
La dispersion de l’information est l’un des principaux freins à une gestion efficace de la formation. Données salariés dans le SIRH, historiques dans des fichiers Excel, évaluations sur des outils externes, factures dans les systèmes comptables, données LMS dans une autre solution : comment obtenir une vision complète et fiable sans y passer des heures ? C’est un peu comme essayer de reconstituer un puzzle dont les pièces seraient éparpillées dans plusieurs bureaux.
Training Square répond à ce défi en centralisant l’ensemble des données formation dans une interface unifiée. Connecté à votre SIRH ou, a minima, à votre logiciel de paie, le TMS récupère automatiquement les informations essentielles sur les salariés : matricule, poste, entité, manager, coût horaire chargé, etc. Ces données sont ensuite enrichies par l’historique des formations, les sessions suivies, les évaluations, les coûts associés, les entretiens professionnels et les compétences à maintenir. Vous disposez ainsi d’une « fiche formation » complète pour chaque collaborateur.
Cette centralisation ne se limite pas aux salariés. Les organismes de formation, les offres disponibles, les tarifs négociés, les conditions commerciales et les performances (taux de satisfaction, respect des délais, qualité perçue) sont également consolidés dans la plateforme. Vous pouvez comparer en quelques clics plusieurs prestataires sur un même thème ou identifier les organismes les plus pertinents par typologie de besoin. Cette capacité d’analyse, impossible à atteindre avec des données éclatées, renforce votre rôle de pilote du développement des compétences.
La connexion avec d’autres briques de votre écosystème RH est également facilitée. Des interfaces peuvent être mises en place avec votre LMS (pour remonter les données de formation digitale), vos outils de gestion des temps, vos solutions de gestion des talents ou encore votre entrepôt de données décisionnel. Plutôt que de multiplier les exports et les ressaisies, vous mettez en place des flux structurés, sécurisés et automatisés. La donnée formation circule là où elle est utile, sans perte de qualité ni rupture de traçabilité.
Pour le responsable formation, cette interface unifiée devient un véritable « cockpit » de pilotage. Depuis un seul portail, vous accédez à vos budgets, à vos plans de développement des compétences, à vos indicateurs clés, à vos dossiers salariés et aux documents réglementaires. Vous n’avez plus besoin de jongler entre plusieurs outils ni de réconcilier manuellement des chiffres issus de sources différentes. Ce gain de fiabilité est autant un gain de sérénité qu’un gain de temps, notamment lors des bilans à 6 ans, des contrôles internes ou des échanges avec le CSE.
Enfin, cette centralisation favorise un dialogue social plus structuré autour de la formation. En disposant de données consolidées, partagées et objectivées, vous pouvez construire des analyses plus fines : répartition des efforts de formation par catégorie de salariés, par métiers, par entités, par typologie de compétences. Vous passez d’un discours basé sur des approximations à un pilotage fondé sur des faits, ce qui renforce votre crédibilité auprès des directions et des représentants du personnel.
Mesurer les gains de productivité obtenus grâce à training square
Une transformation digitale n’a de sens que si elle permet de mesurer concrètement les gains obtenus. Dans le cas de Training Square, l’objectif affiché est ambitieux : 80% de temps gagné sur la gestion administrative de la formation et jusqu’à 15% d’économies sur les coûts de gestion. Mais comment suivre ces résultats dans la durée et démontrer la valeur créée auprès de votre direction ?
La force d’un TMS intelligent réside dans sa capacité à produire, en temps réel, les indicateurs nécessaires pour piloter la performance de la fonction formation. Comme un tableau de bord pour un pilote d’avion, ces données vous permettent de vérifier que la trajectoire reste alignée avec les objectifs : réduction des tâches manuelles, accélération des délais de traitement, recentrage des équipes sur des missions à forte valeur ajoutée. Trois angles d’analyse sont particulièrement utiles : les indicateurs clés de performance formation, la réduction des délais de traitement et l’impact sur la charge des équipes.
Suivre les indicateurs clés de performance formation
Training Square met à disposition un ensemble d’indicateurs graphiques personnalisables pour suivre l’activité formation et les gains de productivité. Vous pouvez par exemple mesurer le taux d’automatisation des processus (pourcentage de convocations envoyées automatiquement, part des émargements digitalisés, taux de factures traitées via la plateforme) et le comparer à votre situation de départ. Ces indicateurs constituent une base solide pour démontrer, chiffres à l’appui, la contribution du TMS à la simplification de vos processus.
Les indicateurs financiers jouent également un rôle clé. Grâce à la centralisation des données de coûts (pédagogiques, logistiques, temps-homme estimé par process), vous pouvez suivre l’évolution de votre coût global de gestion de la formation. L’intégration du coût horaire chargé des collaborateurs permet de valoriser, de manière plus fine, le temps passé sur chaque étape : recueil des besoins, organisation, suivi administratif, reporting. Vous mettez ainsi en lumière les économies réalisées grâce à l’automatisation et pouvez les rapprocher de l’investissement consenti dans la solution.
Du point de vue de la qualité, la plateforme facilite le suivi des évaluations à chaud et à froid. Vous visualisez les taux de réponse, les scores de satisfaction, la perception de l’impact sur le poste de travail et pouvez croiser ces données avec les volumes et les coûts de formation. Cette approche vous permet de prioriser les actions : renforcer certaines offres, en abandonner d’autres, renégocier des conditions avec les organismes moins performants. En d’autres termes, vous passez d’une logique de simple exécution à une logique d’optimisation continue.
Enfin, les indicateurs liés à la conformité et aux obligations légales peuvent être suivis directement dans Training Square : taux de réalisation des entretiens professionnels, respect des échéances des bilans à 6 ans, taux de complétion des formations obligatoires, maintien des habilitations. En sécurisant ces aspects, vous réduisez le risque juridique et les coûts associés à d’éventuelles non-conformités. Là encore, la plateforme joue un rôle de filet de sécurité, tout en vous fournissant les preuves nécessaires lors des contrôles.
Analyser la réduction des délais de traitement
Au-delà des volumes et des coûts, la réduction des délais de traitement constitue un indicateur très parlant pour mesurer les gains de productivité. Combien de temps fallait-il auparavant pour passer d’une demande de formation à une confirmation d’inscription ? Combien de jours pour clôturer une session une fois la formation terminée ? Grâce à Training Square, ces délais peuvent être divisés par deux, voire par trois, selon les cas.
La dématérialisation des demandes, des validations et des échanges avec les organismes de formation contribue directement à cette accélération. Les workflows automatisés remplacent les allers-retours de mails et les relances téléphoniques. Les informations essentielles (disponibilités, tarifs, conditions) sont accessibles instantanément dans la plateforme, sans besoin de solliciter chaque prestataire individuellement. En pratique, le temps moyen de traitement d’une demande de formation peut ainsi passer de plusieurs jours à quelques heures.
La phase de clôture des sessions, souvent sous-estimée, bénéficie elle aussi d’une réduction significative des délais. Les feuilles d’émargement digitalisées, les attestations, les certificats de réalisation et les évaluations en ligne sont automatiquement rattachés à la session. Vous n’avez plus à attendre le retour de documents papier ni à les archiver manuellement. Les factures, lorsqu’elles sont déposées sur la plateforme, sont rapprochées automatiquement des sessions correspondantes, ce qui accélère la validation et le paiement.
Pour objectiver ces gains, vous pouvez suivre, dans Training Square, des indicateurs de type « temps moyen de traitement » par étape du processus. Ces données permettent de comparer la situation avant et après la mise en place de la solution, mais aussi d’identifier les goulots d’étranglement restant à traiter. Vous disposez ainsi d’une base factuelle pour ajuster vos process internes, affiner vos paramétrages ou renforcer la formation des utilisateurs sur certains points.
À l’échelle de l’entreprise, cette réduction des délais se traduit par une meilleure réactivité face aux besoins métiers. Les demandes urgentes (lancement d’un nouveau produit, évolution réglementaire, déploiement d’un nouvel outil) peuvent être traduites plus rapidement en actions de formation concrètes. En raccourcissant le temps entre le besoin et la réponse, vous contribuez directement à la compétitivité de l’organisation.
Évaluer l’impact sur la charge des équipes
Dernier axe, mais non des moindres : l’impact de Training Square sur la charge de travail des équipes formation, RH et supports. L’objectif n’est pas seulement de « faire plus avec moins », mais surtout de permettre à chacun de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Comment mesurer ce basculement d’une logique très opérationnelle vers un rôle plus stratégique ?
Une première approche consiste à cartographier les principales tâches réalisées avant la mise en place de la solution, puis à estimer, avec les équipes, le temps moyen consacré à chacune d’elles. Après quelques mois d’utilisation, vous pouvez répéter l’exercice et comparer les résultats. Dans de nombreux cas, le temps passé sur la gestion des inscriptions, des convocations, des relances documentaires ou des reportings est divisé par quatre ou cinq. C’est ce qui rend crédible l’objectif global de 80% de temps gagné sur la gestion administrative de la formation.
Mais l’enjeu va au-delà de la simple réduction de charge. En déléguant aux robots et aux workflows automatisés les tâches les plus répétitives, vous libérez du temps pour des activités plus qualitatives : accompagnement des managers dans la définition de leurs plans de développement, construction de parcours innovants, analyse des données pour identifier les compétences d’avenir, contribution à la stratégie globale de gestion des talents. Autrement dit, la fonction formation se repositionne progressivement comme un véritable partenaire business.
Les retours d’expérience d’entreprises ayant déployé Training Square montrent également un impact positif sur la satisfaction des équipes. Moins de gestion de mails, moins de risque d’erreur, moins de stress lié aux urgences administratives ou aux contrôles inopinés : le quotidien des responsables formation gagne en fluidité. Cette amélioration de la qualité de vie au travail contribue indirectement à la fidélisation des équipes RH, souvent soumises à une forte pression opérationnelle.
Enfin, l’impact sur la charge des équipes ne se limite pas aux RH. Les managers bénéficient d’outils plus simples pour valider les demandes, suivre les parcours et anticiper les absences liées à la formation. Les collaborateurs, de leur côté, accèdent à une expérience plus claire et plus transparente, ce qui réduit le volume de questions et de sollicitations adressées à la fonction formation. C’est l’ensemble de l’écosystème formation qui gagne en efficacité, grâce à une solution conçue dès l’origine pour être collaborative.
