Réunions professionnelles : pourquoi les organiser dans des lieux alternatifs ?

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Qui a dit qu’une réunion devait se dérouler dans une salle de réunion ? Qui a dit que les interactions au sein d’un panel devaient se limiter aux orateurs et au moment final des questions ? Changer de perspective vous aide à grandir et vous permet de jeter un regard neuf sur ce que vous pensiez savoir. Le choix d’un lieu inhabituel peut avoir un impact surprenant sur la dynamique d’une réunion ou la façon dont une équipe travaille. Ces cinq idées alternatives peuvent transformer une réunion d’affaires ou une conférence en une expérience imprévisible et passionnante pour tous les participants.

Ne pas s’asseoir…

… ou presque. Rien ne va à l’encontre de l’objectif d’un salon ou d’une foire commerciale comme l’habitude de s’asseoir et de se serrer avec des collègues que l’on connaît déjà. Pourtant, de nombreuses personnes commettent cette erreur, car lorsque vous êtes dans un nouvel environnement, il est naturel de rechercher le familier. Pour encourager l’interaction, un organisateur prévoyant pourrait prendre exemple sur les Canadiens du festival commercial C2, qui ont délibérément fourni trop peu de chaises pour accueillir tous les participants. La condition précaire et transitoire de ne pas pouvoir s’installer en un seul endroit facilite l’interaction avec les étrangers et encourage les nouvelles rencontres.

Affaires et bien-être

La généralisation des bureaux à domicile a permis à de nombreux entrepreneurs d’économiser sur les coûts de fonctionnement d’un bureau, mais a créé le problème récurrent de la programmation des réunions avec les clients et les collègues en l’absence d’un lieu officiel. Il existe aujourd’hui de nombreux espaces de coworking et bureaux temporaires qui permettent de surmonter cette difficulté, mais des solutions bien plus créatives s’offrent à ceux qui savent oser et saisir l’occasion d’offrir à leur interlocuteur une expérience mémorable. Pour une somme qui n’est pas loin du coût de la location d’un bureau temporaire, il est en effet possible d’acheter des forfaits dédiés au sport et au bien-être dans des centres spécialisés. Négocier un accord commercial ou établir les termes d’un contrat dans la piscine d’un spa ou pendant une séance d’entraînement au gymnase peut avoir des résultats surprenants.

Respirez l’art

Le cliché selon lequel l’art est totalement séparé du monde des affaires s’estompe de plus en plus rapidement, les deux secteurs reconnaissant qu’ils ont besoin l’un de l’autre. S’il est difficile pour les artistes de subvenir à leurs besoins sans interagir avec les mécanismes du marché, de la même manière, il est dangereux pour ceux qui produisent des biens ou des services de perdre le contact avec la beauté et l’inspiration qui sous-tendent le génie commercial et artistique. Pour entretenir cette relation de solidarité retrouvée entre l’art et le travail, de plus en plus d’espaces dédiés au premier s’ouvrent aux besoins du second. Les galeries d’art et les musées de toute l’Italie mettent à la disposition des entreprises différents types d’espaces dans lesquels elles peuvent organiser des réunions et des salons professionnels. Si la pause entre une réunion et une autre est consacrée à une exposition d’art, vous pouvez parier que les réunions suivantes seront abordées avec plus d’enthousiasme qu’après la énième pause cigarette dans la cour.

Plein air

Réunion dans le parc ? L’idée est assez galvaudée : dans les parcs des villes, vous rencontrerez probablement plus de cadres en costume que d’enfants ou de retraités promenant leur chien. Si vous vivez en Italie, il est fort probable que, dans un rayon de quelques kilomètres autour de vous, se trouve une merveille naturelle, une chute d’eau, un parc naturel, une forêt ou une splendide portion de côte. Emmenez vos clients ou vos collègues visiter un coin inconnu du territoire qui vous entoure. Il n’y a pas de sujet qui ne puisse être abordé plus efficacement dans un environnement qui suscite l’émerveillement, surtout s’il est accompagné d’un déjeuner ou d’un dîner dans un restaurant typique.

Les visages au mur

L’une des nombreuses initiatives du réseau exclusif pour entrepreneurs PTTOW, à l’occasion de la réunion annuelle de l’année dernière, était un mur entier couvert de gros plans agrandis des participants. Ce choix singulier ne vise pas seulement à gratifier le narcissisme des invités uniques, mais aussi – ou surtout – à faciliter les rencontres, en permettant à chacun d’identifier facilement les interlocuteurs avec lesquels il souhaite entrer en contact. Cette solution particulière ne convient évidemment pas à tous les événements : pour un événement réunissant des milliers de participants, une base de données en ligne est certainement préférable, tandis que pour une réunion interne, le résultat risquerait d’être de mauvais goût, mais pour une réunion étendue à un secteur spécifique ou à une niche de marché, une “archive murale” de tous les participants peut être un excellent argument pour entamer une conversation productive.